「フリーランスで仕事をしたいけど、自宅の住所の使いたくない」
「賃貸は費用が掛かるから安く抑えたい」
自宅とは別の住所の使いたい・費用を安く抑えて事務所用の住所を借りたい個人や法人は、バーチャルオフィスを利用するといいでしょう。
バーチャルオフィスとは、オフィスの住所や電話番号を借りられるサービスのことです。実際に入居することはなく、住所を借りるだけですので費用を安く抑えることができます。
本記事では、バーチャルオフィスの概要・メリット・向いている業種・サービス内容・選び方についてご紹介します。
バーチャルオフィスとは「住所が借りられる仮想事務所」
バーチャルオフィスとは、実際のオフィススペースを借りることなく、ビジネスに必要な「住所」や「電話番号」、「郵便受取」などのサービスを受けることができます。
特に法人登記用の住所として活用されることが多く、主にスタートアップや個人事業主がコストを抑えながら事業を開始する際に選ばれています。
バーチャルオフィスの最大の特徴は、「低コストで住所を利用することができる」
従来のように物理的なオフィスに通う必要がなく、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、どこからでも仕事が可能になります。そのため、近年ではリモートワークや副業の広がりに合わせて、利用者が増えています。
また、バーチャルオフィスは単に住所を貸すだけではなく、郵便物の管理・転送、電話代行、会議室の貸出など、多機能なサービスを提供している場合が多いです。
バーチャルオフィス・レンタルオフィス・シェアオフィスの違い
| 項目 | バーチャルオフィス | レンタルオフィス | シェアオフィス |
| 特徴 | 住所貸し・郵便転送などの機能提供。物理的スペースなし | 個室または半個室の専有スペースを提供 | フリーアドレス席や共用スペースで作業。 |
| メリット | ・低コストで法人登記可能 ・一等地住所が使える ・郵便や電話の代行あり | ・個室で集中できる | ・低コストで場所を確保 ・交流が生まれる |
| 月額料金 | 数千円～ | 数万円～ | 数万円～ |
| 主な利用目的 | 住所だけを借りる | 作業場所＋住所利用 | 作業場所＋住所利用 |
| デメリット | ・作業スペースがない ・他社と住所が被ることがある | ・費用が高め ・立地により料金差が大きい | ・私語や音が気になることがある ・席が確保できないことがある |
バーチャルオフィスに向いている業種・業界
バーチャルオフィスに向いている業種は、主に場所に縛られない業種です。
ネットショップについては、特定商取引法の住所をバーチャルオフィスで借りたものを使うことができます。
一方で向いていない業種は、国の許可や営業の設置が必要です。また、バーチャルオフィスを提供する側が禁止している場合もあるため利用できないと考えておくといいでしょう。
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスは、自宅住所を公開したくない人にとって最適なサービスです。メリットを４つご紹介します。
初期費用が抑えられる
バーチャルオフィスは、通常のオフィスのように物件を契約する必要がなく、敷金や保証金、内装工事といった高額な初期投資が不要です。契約後すぐに住所やサービスが利用できるため、事業を始める際の資金負担を大幅に抑えられるのが魅力です。
利用料を経費にできる
バーチャルオフィスの利用料は、事業の運営に必要な経費として計上できます。特に、住所利用や郵便物の受け取り、電話代行などのサービスを事業に活用する場合、毎月の利用料は必要経費として認められるため、節税効果も期待できます。
Webサイト上に記載できる
バーチャルオフィスで提供される住所は、名刺やWebサイトに「会社の所在地」として記載することが可能です。
利用開始までのスピードが早い
通常のオフィスを契約する場合、物件の内覧・契約・入居準備に数週間から数か月かかることもありますが、バーチャルオフィスなら最短即日で利用開始できる場合がほとんどです。スピーディーに事業をスタートしたい場合に非常に便利なサービスです。
バーチャルオフィスのサービス内容
バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを持たずに、ビジネスに必要な住所や各種機能を提供するサービスです。主なサービス内容には以下のようなものがあります。
住所利用サービス
法人登記や名刺・ウェブサイトへの記載が可能な、都心部の一等地住所を利用できる
郵便物の受取・転送
バーチャルオフィス宛に届いた郵便物を受け取り、指定先へ転送したり、スキャンしてデジタルで閲覧できるサービスもあります。これにより、どこにいても重要な連絡を見逃しません。
電話対応サービス
専用の電話番号を取得し、スタッフが企業名で電話応対を代行するサービスです。必要に応じて転送やメッセージの共有も行われ、顧客対応の質を高められます。
会議室の利用
必要なときだけ予約して使える会議室や商談スペースを完備しているバーチャルオフィスも多くあります。クライアントとの打ち合わせや面接など、対面の場にも対応可能です。
起業支援・各種オプション（追加料金）
会社設立サポートや士業との連携、法人銀行口座開設のサポートなど、起業家やフリーランスに役立つオプションサービスも充実しています。
バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスはコストを抑えながらビジネスを展開できる便利なサービスですが、一方で注意すべきデメリットも存在します。導入前にこれらの点をしっかり理解しておくことが重要です。
実体のない拠点への不信感
住所のみを借りているため、実際にオフィスが存在しないことに不安を抱く顧客や取引先もいます。信頼構築が難しくなる場合があり、業種や業態によっては対面対応の必要性も考慮する必要があります。
対面での業務に制限がある
商談や打ち合わせが頻繁に発生する業務では、物理的なオフィスがないことが不便に感じられる場面もあります。会議室が使えるバーチャルオフィスもありますが、予約制であったり追加料金が発生する場合があります。
登記制限や審査落ちのリスク
一部の金融機関では、バーチャルオフィスで登記された企業に対して口座開設の審査が厳しくなるケースがあります。また、業種によってはバーチャルオフィスでの登録が認められないこともあるため、事前確認が必要です。
プライバシーの懸念
多数の企業が同じ住所を共有しているため、インターネット上で検索すると同住所の他社情報が大量に出てくることがあります。これにより、自社の独自性が損なわれることもあります。
サービスの質にばらつきがある
提供元によって対応の丁寧さや郵便物の処理スピード、会議室の使いやすさなどに差があるため、信頼できる業者選びが重要です。価格だけで判断すると、後々トラブルにつながることもあります。
バーチャルオフィスに関する質問4つ
法人登記はできますか？
多くのバーチャルオフィスは法人登記用の住所として利用できるサービスを提供しています。ただし、登記可能かどうかは各サービスによるので、事前に確認しましょう。
法人口座は作れますか？
銀行や金融機関によっては審査が厳しく、バーチャルオフィスの住所だけでは口座開設が難しい場合があります。事業内容や本人確認の書類をしっかり用意することが重要です。
実際に作業や会議はできますか？
多くのバーチャルオフィスでは、別料金で会議室や作業スペースをレンタルできる場合があります。ただし、常時使えるわけではないため、用途に合わせて事前予約が必要です。
自宅住所ではなくバーチャルオフィスを使う理由は何ですか？
主にプライバシー保護や、信頼性の高い住所（例：都心のオフィス街）を利用したい場合に選ばれます。自宅住所を公開しないことで、セキュリティや家族への影響も軽減できます。
